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Event Management & Wedding Planning – un manuale per imprenditori emergenti

Event Management & Wedding Planning:

Costruire da Zero il Proprio Brand

Tecniche di Creative Marketing ed Avviamento della Realtà Imprenditoriale”

di Silvia Carlotta Belli

a cura di Europa Edizioni 2017

con il patrocinio di SAA School of Management  (Uni.To)

 

Event Management & Wedding Planning

Event Management & Wedding Planning

 

 

Event Management & Wedding Planning è un manuale didattico, nato dall’unione dell’esperienza maturata nel campo degli eventi e nel mondo del lavoro, intrecciata alle solide basi acquisite durante la formazione manageriale e gli studi internazionali di marketing, ed è il testo alla base di un corso di formazione online acquistabile sulla piattaforma  www.silviabelli-corsi.com .

 

Il punto di forza di questo testo?!

Questo pratico testo di Event Management & Wedding Planning coniuga, in maniere semplice, concreta e facilmente comprensibile, i necessari aspetti manageriali, di marketing e di personal branding che l’imprenditore deve conoscere per avviare una propria start up nel campo degli eventi, con una certa sicurezza nell’affrontare il rischio di impresa.

In questo senso, nell’opera Event Management & Wedding Planning, non mancheranno anche tutta una serie di spunti burocratici, propedeutici all’apertura della propria agenzia di eventi prima di addentrarsi, poi, nel fatato mondo degli eventi veri e propri. 

 

L’essenza dell’opera Event Management & Wedding Planning

Il testo Event Management & Wedding Planning vuole essere un vero e proprio tutor che, step by step, aiuta il giovane imprenditore a muovere i primi passi, nell’apertura della propria agenzia di eventi, per diventare un Wedding Planner qualificato e professionale.

 

Il fattore discriminante (o punto di differenziazione)

Rispetto agli altri testi presenti sul mercato, Event Management & Wedding Planning si differenzia per la completezza della parte introduttiva e propedeutica al mondo fatato degli eventi vero e proprio. Diciamo che il testo è stato scritto su un’esigenza autobiografica:

“Quando ho scelto di abbracciare questa professione, avrei sentito tanto il bisogno di ricevere dei consigli sinceri:

  • quali sono i primi passi da muovere?
  • come si definisce la propria tariffa per non risultare fuori mercato?
  • per me realizzare un preventivo rappresenta il 70% del lavoro da svolgere per un evento; come faccio a fare in modo che i miei preventivi non si disfino, sempre, in una palla di fumo e, sopratutto, come posso evitare gli spionaggi sleali della concorrenza?
  • come faccio abbattere la diffidenza di fondo tra cliente e wedding planner e trasmettere la mia unicità
  • come si sceglie l’inquadramento fiscale giusto per il tipo di attività che intendo andare a svolgere? (desidero vendere solo “consigli” e, quindi, consulenza? Oppure desidero vendere anche dei prodotti?)
  • come devo approcciarmi con i collaboratori per instaurare solide collaborazioni. Sento che, nel settore del wedding, le wedding planner richiedono provvigioni e commissioni ai fornitori con cui collaborano… mi sembra un piccolo guadagno extra decisamente interessante. Come funziona la logica che ruota attorno alle provvigioni? E sono realmente la scelta migliore?
  • Come posso impostare i contratti verso clienti per tutelarmi? In questo mestiere mi trovo a dover gestire somme di denaro tra cliente e fornitore. Devo essere io ad occuparmi del budget? Mi conviene fare in modo che i clienti versino i corrispettivi a me o direttamente ai fornitori? Come tutelarmi dinnanzi a clienti che non vogliono saldare i corrispettivi ai fornitori ingaggiati nel lavoro per non rimetterci io di tasca mia?
  • (…)….”

Insieme alle risposte a tutte queste domande, il testo Event Management & Wedding Planning rielabora, in chiave immediata e sintetica, tutti gli studi in creative marketing ed inerenti al marketing sensoriale legati al percorso formativo dell’autrice, fornendo all’utente, oltre che tutti i fondamenti burocratici necessari da conoscere per l’avvio di un’attività in proprio anche e soprattutto tutti i meccanismi da mettere in gioco per lanciare un Brand dalla Brand Identity solida e vincente, caratterizzato da un’immagine coordinata impeccabile che aiuti a trasmettere messaggi e significati attraverso una forma di comunicazione tacita, notevolmente importanti.

 

Sinossi

Il manuale Event Management & Wedding Planning si compone, essenzialmente, di due parti.

Una prima parte, piuttosto tecnica, in cui vengono trattate, nello specifico, tutte le nozioni di comunicazione e marketing utili per partire subito con il piede giusto nell’avviamento della nuova attività e nella creazione di un’immagine vincente e convincente e tutte le dovute nozioni manageriali per affrontare un investimento il più possibile sicuro, ponderato e razionale: in questa prima parte dell’opera impareremo l’importanza della Brand Identity e, conseguentemente, dell’immagine coordinata aziendale; studieremo la psicologia delle forme e del colore e la loro applicazione nella veste grafica, legata al nostro Brand; andremo a comprendere i retroscena alla base della costruzione di un sito internet vincente; andremo a comprendere l’importanza della redazione di un buon Business Plan e come si realizza questo documento (che, se commissionato, può arrivare a costare anche migliaia di euro) e, per concludere, andremo a vedere insieme i concetti principali che non devono mancare nella stesura di un contratto versus cliente.

La seconda parte, invece, ci immerge nel magico mondo degli eventi: qui verranno analizzate, in maniera più che approfondita, tutte le dinamiche che ruotano attorno ad un evento: andremo a definire tutte le particolarità che differenziano un evento privato (come un compleanno, un anniversario, una ricorrenza) da un evento aziendale (sia questo un’inaugurazione, un meeting o una Convention) per approdare, poi, al fatato mondo del wedding e a tutta l’organizzazione che ruota attorno ad un Luxury Wedding in grande stile fino a trattare anche le preziose perle legate al matrimonio low cost e al Destination Wedding.

Vedremo insieme come guadagnarsi la fiducia del cliente, trasmettendo valore e sicurezza, sin dal primo approccio; studieremo la timeline di tutte le attività da svolgere, in ordine cronologico, nell’organizzazione del matrimonio perfetto; andremo a vedere, nel dettaglio, tutte le differenti attività che vanno prese in considerazione nell’organizzazione di un evento in grande stile, nonché tutte le particolarità che differenziano le diverse tipologie di matrimonio. Non mancherà nemmeno un intero capitolo dedicato all’importanza del tema, per continuare con la scelta degli allestimenti e molto altro ancora.

Insomma,Event Management & Wedding Planning racchiude tutto ciò che ruota attorno al Big Day e tutti i segreti decisivi per avviare un’attività in proprio in autonomia e sicurezza! Ma le sorprese che questo manuale ha da rivelare non finiscono qui! Event Management & Wedding Planning ha ancora un’ultima perla, del tutto speciale, da rivelare: un’appendice legata al Dizionario dei Fiori con illustrati i significati, la simbologia, la declinazione colori e la stagionalità fiore per fiore! 

 

Per sapere di più, vi basterà cliccare qui!

 

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La confettata nel matrimonio e le sue variazioni

Se nella tradizione italiana la confettata classica, nella sua versione più legata alla tradizione, padroneggia sulle tavole riccamente imbandite delle coppie nostrane, possiamo prendere in prestito tanti spunti creativi, dai nostri amici anglofoni, nella cui tradizione non mancano certo ricchi buffet dolciari, imbanditi con prelibatezze golose di ogni tipo! 

 

WHITE TABLE o CONFETTATA CLASSICA

La White Table è l’allestimento più simile alla nostra confettata classica, nella sua versione più legata alla tradizione; questo dolcissimo corner tematico si caratterizza proprio per la sua immacolata dedizione al confetto, decantato come simbolo di fertilità e buon auspicio. Per realizzare una White Table che si rispetti, basta partire, come sempre, dal tema matrimonio e dalla base colori prescelta per la definizione della cromia dell’intero allestimento: da questo momento in poi, una volta riempite tutte le varie potiche di confetti ai gusti più disparati (per allestire una buona confettata sono, di norma, sufficiente 7 / 8 gusti diversi) si potranno allestire le candele, rigorosamente accese, sulle diverse alzatine e sugli appositi candelabri, precedentemente vestite con pizzi e nastri nella scala colori suggerita dal wedding mood. A questo punto, via libera a collane di perle e qualsivoglia elemento decorativo in linea con il tema del matrimonio e con lo stile predefinito. 

Un consiglio pratico è quello di segnalare ogni gusto con un elegante cartellino, scritto a mano oppure optando per una grafica in sintonia con l’immagine coordinata dell’evento, posto davanti al recipiente. Così ogni invitato potrà scegliere il confetto che meglio sposa i propri gusti senza difficoltà!

 

La confettata nel matrimonio

La confettata nel matrimonio

SWEETS TABLE o CANDY BAR

Un omaggio alla tradizione anglosassone (tipicamente inglese e americana), è l’introduzione anche nella nostra cultura della Sweets Table: si tratta di un allestimento insolito e originale per un banchetto a base di dolci e caramelle di ogni tipo: candy canes, mushmellows, soffici cup cake mono-porzione, riccamente decorati con elementi in pasta di zucchero, biscotti glassati dalle forme più inusuali e riccamente decorati, torte “dummies” stucchevoli e dall’immediato effetto meraviglia! Questi corner tematici per il matrimonio possono essere realizzati sui supporti più originali e particolari: a partire da vecchi carretti in legno, usati nelle campagne di una volta, ai caratteristici carretti su ruote dei gelatai ispirati alla Parigi di un tempo, fino alle soluzioni più originali che vengono in mente a seconda del tema dell’evento. In quanto ad allestimenti vale tutto! In relazione al tema dell’evento, allo stile predefinito e, quindi, alla base di colori prescelta, via libera a decorazioni e supporti di ogni genere: tronchi in legno granitici o barili da vino per un matrimonio in perfetto stile boho chic, piuttosto che un “vintage cart” proprio come i venditori di caramelle ambulanti ispirati alle Luna Park ed ai giostrai di tante decadi orsono.   

Un ultimo consiglio pratico? Sarà utile la presenza di piccoli sacchetti di carta, plastica o in stoffa, coni, scatolette o piccoli cestelli dove l’invitato possa riporre i confetti di suo gradimento e portarseli appresso dopo averne effettuato la selezione prediletta.

 

Ps.  Le dummies, al plurale (o dummy cake, al singolare) sono, essenzialmente, le basi in polistirolo, che vengono poi ricoperte con la pasta di zucchero o altri impasti e che fungono da basi per le decorazioni successive; ne esistono di varie dimensioni, forme e figure di ogni tipo.

 

Se l’argomento ti è piaciuto, ti potrebbe far piacere leggere anche il mio altro articolo: I confetti: le origini ed il loro significato

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7 motivi validi per affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista

Cari sposi, poco tempo a dietro ho pubblicato un articolo specifico sulla questione preventivo e su come richiedere (e come non richiedere) un preventivo alla Wedding Planner. (In caso ve lo foste perso, lo potete trovare qua: https://silviabelli.com/preventivo_per_matrimonio/ ). Oggi, invece, desidero fare un po’ più di chiarezza su questa misteriosa figura e sul potenziale effettivo che rivolgersi ad una Wedding Planner qualificata e professionista può aggiungere al proprio matrimonio, garantendo un notevole valore aggiunto.  

Giusto per fornirvi qualche spolveratina di storia, la professione di Wedding Planner nasce in America intorno agli anni Cinquanta. Oggi, sdoganata anche in Europa, la Wedding Planner è quella figura che si occupa di organizzare il matrimonio e coordinarne tutti i tasselli.

 

La Wedding Planner qualificata e professionista è l’Event Manager che si impegna ad offrire, al cliente che la richiede, la sua consulenza, per ciò che concerne l’organizzazione e la pianificazione del matrimonio, nel suo complesso, nonché la coordinazione di tutti i meccanismi il giorno stesso dell’evento.

 

Se il film con Jennifer Lopez, The Wedding Planner, uscito nel 2001, ha fatto conoscere al grande pubblico l’esistenza di questa romantica professione, in Italia resta una figura relativamente nuova, misteriosa ed emersa solo negli ultimi tempi.

Non essendoci ancora una regolamentazione per questa attività e non essendoci un codice deontologico che regolamenti l’ingresso di potenziali nuovi entranti, definendo caratteristiche, specifici titoli di studio ed altre credenziali importanti (e qui tocchiamo un tasto, ahimè, dolente per noi professionisti del settore del Wedding) con l’avvento di questa professione in Italia hanno iniziato a moltiplicarsi le agenzie specializzate, con, ahimè, un duplice risvolto: se da un lato vi sono alcune realtà specializzate e davvero qualificate, che aiutano a far conoscere questa professione, creando, via via, un nuovo bisogno nella mentalità delle persone, altre realtà, con la loro mancanza di professionalità, infangano la reputazione di questo albo, fomentando la diffidenza, già rilevante, del potenziale cliente nei confronti della Wedding Planner.

C’è da dire, però, che negli ultimi 3 – 4 anni la figura della Wedding Planner ha subito un’evoluzione notevole, evoluzione accompagnata anche da un notevole riciclo all’interno del mercato stesso: molte realtà, meno qualificate hanno ceduto il passo ad agenzie serie, professionali, con una solida preparazione alle spalle.

Questo riciclo è stato facilitato anche dalla molteplicità di corsi inerenti al Wedding Planning vigenti sul mercato odierno che permettono, oggi, a chi desidera abbracciare questo mestiere, di formarsi in maniera completa e seria, prima ancora di arrivare a gestire con mano l’organizzazione di un matrimonio reale.

(Qui il link al nostro corso formativo sul Wedding, basato su un manuale patrocinato dalla SAA School of Management, ateneo sotto l’Università di Torino: www.silviabelli-corsi.com)

Questa premessa mi serviva per raccontarvi come è giunta in Italia questa professione e da dove nasce questa diffidenza di fondo, ingiustificata, che tutt’ora, talvolta (e, per fortuna, sempre di meno) si percepisce nei confronti della Wedding Planner qualificata e professionista.

 

Dovete sapere che una Wedding Planner qualificata e professionista è una consulente-psicologa-amica che desidera quanto voi:

  • che il vostro matrimonio sia un evento memorabile, che rimanga impresso nella mente di tutti gli invitati per i tempi a seguire

  • e che il vostro matrimonio sia il più bello possibile, a fronte del minor investimento possibile, in termini di budget

 

Qualunque Wedding Planner qualificata e professionista sogna di aver a disposizione un budget davvero ampio per organizzare un matrimonio regale. Ma il punto, qui, non è tanto la forbice di possibilità economica (che può essere più ampia o più contenta) ma è proprio la questione di budget.

Avere un budget, sia questo particolarmente abbondante o sia questo più contenuto, implica in ogni caso un vincolo, un limite di spesa: ciò significa che, a prescindere dall’ampiezza del portafoglio disponibile, non si potranno opzionare i servizi alla cieca e d’impulso senza la dovuta programmazione, bensì si dovrà seguire una scaletta ben precisa, in modo tale da dosare e ponderare le risorse in maniera tale da non sforare il tetto di spesa preposto e riuscire al contempo ad opzionare tutti i servizi che si erano preventivati.

Ecco, quando vi accingente ad organizzare il giorno più bello della vostra vita, rispettare il budget può trasformarsi nell’attività più difficile da seguire. L’emozione, le tante cose belle che vengono costantemente proposte agli sposi, insieme al desiderio di rendere unico un giorno così speciale portano, spesso e volentieri, gli sposi a fare acquisti di impulso, perdendo d’occhio il budget e ritrovandosi, di punto in banco, con pochissimo budget disponibile (speso in servizi opzionali) e con risorse carenti per richiedere servizi ben più importanti.

Questo è un altro punto che rende facilmente intuibile quanto il ruolo di un tesoriere, rappresentato, in questo caso, dalla Wedding Planner qualificata e professionista, possa ritenersi più che decisivo quando si tratta di approcciarsi a spese importanti in un momento così delicato sotto il profilo psico-emozionale.

Per trasmettere in maniera più evidente, quindi, l’importanza di mettere nelle mani di un consulente qualificato l’organizzazione del proprio matrimonio, mi servirò di una lista!

 

7 motivi validi per affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista

7 motivi validi per affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista

 

7 motivi validi per affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista

 

Ecco, quindi,  7 motivi validi per affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista e la spiegazione di come questo possa solo apportare un valore aggiunto al vostro matrimonio!

Punto 1

La Wedding Planner qualificata e professionista è un bilanciere neutrale che concilia i desideri di entrambi i futuri coniugi, riducendo le inevitabili frizioni che, facilmente, si creano nei momenti che precedono il Grande Giorno del Sì.

 

Punto 2

La Wedding Planner qualificata e professionista è un consigliere neutrale che, in relazione al budget programmato per il matrimonio, cerca il più possibile di esaudire i desideri degli sposi, consigliando i servizi su cui vale la pena investire maggiori risorse e suggerire quelli dove, invece, è possibile tagliare le spese. Sempre in questo senso, una Wedding Planner qualificata e professionista saprà consigliarvi i fornitori più in linea con le vostre esigenze, con lo stile del vostro matrimonio e, chiaramente, in linea con le vostre disponibilità di budget.

 

Punto 3

Una Wedding Planner qualificata e professionista non impone mai ai clienti una specifica scelta di fornitori, ad ogni costo: unaWedding Planner qualificata e professionista avrà un portfolio di fornitori (diversi fornitori per categoria di servizio, selezionati in relazione alla tipologia di servizio ed in relazione alle diverse fasce di prezzo) e saprà suggerire agli sposi il fornitore che meglio si addice al loro matrimonio, in relazione alle esigenze, prima di tutto, degli sposi e, solo in seconda battuta, in relazione ai rapporti di amicizia instaurati con i fornitori stessi. Si ricorda, infatti, che la Wedding Planner patteggia, prima di tutto, per gli sposi: una Wedding Planner qualificata e professionista, infatti, non è assolutamente una procacciatrice d’affari per il fornitore e non “usa” gli sposi per portare ulteriore lavoro a delle pedine specifiche, bensì l’esatto contrario; la Wedding Planner qualificata e professionista opziona i diversi fornitori proprio per donare alla coppia di sposi il matrimonio sempre sognato!

 

Punto 4

Al punto 3, si lega il punto 4: se è vero che la Wedding Planner deve avere una vasta rosa di fornitori da proporre agli sposi, selezionati sulla base delle differenti tipologie di target, sulla base delle differenti tipologie di servizio ed in relazione alle possibilità economiche della coppia di sposi, è anche vero che, ciò che distingue il servizio di Wedding Planning dalla ricerca autonoma dei fornitori, è anche il potere d’acquisto che la Wedding Planner può avere sui fornitori con cui è solita a collaborare. Quando una Wedding Planner qualificata e professionista riesce instaurare delle solide sinergie con i propri fornitori, riesce anche spuntare un prezzo migliore per i propri sposi a fronte di un servizio impeccabile. Quindi se, da un lato, la Wedding Planner qualificata e professionista non deve imporre, d’altro lato, ascoltare i suoi suggerimenti potrà senz’altro coniugare esigenze di prezzo ad un’eccellente risultato!

 

Punto 5

Fatti questi dovuti accenni, è, quindi, facile intuire che, se consideriamo i diversi sconti che potremmo ottenere grazie al potere contrattuale dell’agenzia, la tariffa di consulenza della Wedding Planner qualificata e professionista non verrà più vista come un costo extra, da preventivare a budget, bensì verrà riconosciuto come un valore aggiunto a tutti gli effetti. Mettendo insieme gli sconti strappati ai fornitori ed aggiungendo a questi la quota prevista per l’agenzia, si va a spendere, più o meno, la stessa cifra che si spenderebbe organizzando in maniera autonoma il proprio matrimonio (quando non si va, addirittura, a risparmiare), ottenendo, in più, tutta una serie di vantaggi:

  • una regia organizzativa eccellente, impeccabile e senza rischi
  • una garanzia in più sulla qualità dei fornitori opzionati per il matrimonio
  • un risparmio di tempo prezioso
  • una notevole riduzione degli stress e delle tensioni che caratterizzano i momenti che precedono l’evento
  • il rispetto del budget preventivato
  • nonché delle scenografie del tutto idilliache che renderanno unico e speciale il giorno del matrimonio

 

Punto 6

Scostandoci, poi, dalle tematiche legate al budget ed alle pure questioni economiche (da non sottovalutare), affidarsi ad una Wedding Planner qualificata e professionista significa rivolgersi alla consulenza qualificata di un esperto che conosce il settore del matrimonio come le sue tasche e che sa come destreggiarsi in questa giungla, molto meglio di chi organizza, per la prima volta, il proprio matrimonio.

 

Punto 7

Infine, la Wedding Planner qualificata e professionista saprà consigliare il tema del matrimonio, gli allestimenti, le combinazioni colori meglio riuscite, le tendenze del momento (…) e saprà orientare le scelte degli sposi in relazione alle dinamiche psico-emozionali che permeano tutti gli elementi che ruotano attorno al magico giorno del matrimonio: sembra facile, ma far conciliare tutte le dinamiche che ruotano attorno al matrimonio in uno storytelling coerente, definito e atteso, è cosa tutt’altro che semplice. La Wedding Planner saprà aiutarvi a rendere questa armonica coerenza in ogni aspetto che entrerà in gioco nel giorno delle nozze e nella tanto sentita attesa di un giorno così speciale!

 

 

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Preventivo per matrimonio della Wedding Planner

Carissimi sposini, questo post è per voi! Per voi che avete da poco deciso di sposarvi e siete in procinto di organizzare le vostre nozze un articolo su cosa vuol dire richiedere un preventivo per matrimonio alla Wedding Planner.

Oggi ho deciso di scrivere questo post per fare un po’ di chiarezza sulle dinamiche che avvolgono questo misterioso mondo del Wedding! In particolare modo vi parlerò del preventivo per matrimonio della Wedding Planner con alcune considerazioni utili. 

In questi anni di attività, vi assicuro che ne ho viste delle belle e ciò che più di tutto mi ha sempre fatto sorridere sono le richieste di informazioni che si ricevono, giorno per giorno, in cui, spesso e volentieri, sposini spaesati ti scrivono mail – palesemente inviate, in copia, anche a molteplici altri operatori del settore del wedding – che suonano, più o meno, così:

“Buongiorno. Vorrei un preventivo per il mio matrimonio. Grazie”.

Proprio i giorni scorsi (e da qui l’idea del post), durante un’interessante dibattito, insieme ad alcuni miei colleghi, ci siamo fermati a riflettere sulla natura di questo tipo di richieste. Effettivamente, ciò di cui mi sono resa conto, è che noi, operatori del settore del wedding, conosciamo così profondamente tutte le dinamiche, alla base di questo mondo, che ruota attorno al matrimonio, che ci risentiamo addirittura nel ricevere delle richieste così ampiamente fuori luogo (secondo i nostri canoni) e tendiamo, talvolta, anche a stizzirci, quando, invece, richieste di questo tipo dovrebbero essere, piuttosto, interpretate come delle vere e proprie richieste d’aiuto, da parte di sposi, che poco conoscono il settore del matrimonio in tutta la sua complessità!

In questo senso, anziché urtarci o innervosirci nel ricevere delle richieste di preventivo per matrimonio, in cui sembra prevalere l’interesse del prezzo, rispetto al reale valore della persona o del servizio, dovremmo dedicare più tempo ad informare il nostro pubblico (quindi le coppie di sposi e tutte le altre persone coinvolte nel matrimonio) per fagli comprendere quanto il prezzo del servizio – per quanto di cruciale importanza – sia un elemento quasi secondario rispetto ad altre dinamiche, che devono necessariamente anticiparlo e precederlo (o, meglio, se non secondario, in ogni caso subalterno): in altre parole, il prezzo del servizio di un Wedding Planner (se si vuole offrire un servizio serio, professionale e di valore) può solo essere una conseguenza di tutta una serie di altri step, che si sono fatti insieme alla coppia di sposi, finalizzati proprio al raggiungimento del momento propizio, in cui ci si può fermare e redigere una proposta di preventivo Wedding Planner, dettagliata e personalizzata, cucita sulle vostre esigenze e sui vostri desideri. 

Per una Wedding Planner, in particolare modo, raggiungere il momento in cui si è in grado di redigere un valido preventivo per matrimonio, serio e di valore, coincide con l’aver svolto già un buon 50% del lavoro complessivo, che si deve svolgere per l’organizzazione di un matrimonio!

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

 

Potete, quindi, iniziare a comprendere, quanto redigere un preventivo per matrimonio per una Wedding Planner sia cosa molto più delicata, complessa e articolata rispetto alla redazione di un preventivo da parte di un altro tipo di professionista che, magari, dispone di tariffari ben precisi e prodotti altrettanto determinabili,  in cui gli sarà sufficiente mettere insieme le voci per redigere un documento parlante. 

Chiedere un preventivo per matrimonio come inizio di rapporto e soprattutto attendere la risposta, per misurare la professionalità del professionista, in base alla completezza della risposta fornita ed in base al prezzo proposto, è l’approccio più sbagliato che potreste avere!

Ora vi spiego perchè ma prima facciamo un esempio lampante per capire meglio il concetto che intendo trasmettervi.

Se io vi chiedessi, quanto costa un’automobile?

Molto probabilmente voi tutti mi rispondereste che è assurdo porre una domanda così!

Esistono automobili di diversa gamma e cilindrata, di Case differenti, di potenze diverse…Esistono, poi, gli optional, che sono un altro elemento che fa variare il prezzo e che dipendono dalle richieste specifiche del cliente. Esistono anche delle verniciature particolari, in base a cui può variare il costo dell’auto finita. Di conseguenza esistono vetture che partono dai 10.000,00€ o meno, fino a modelli di lusso ed auto sportive che possono raggiungere cifre da capogiro, doppiando e triplicando i centomila euro!   

Risulta, quindi, facile intuire che se io, cliente, contatto una concessionaria multi-brand, mai vista prima, chiedendo semplicemente di fornirmi “il preventivo per un auto” il venditore si troverà in grossissima difficoltà senza prima sapere che tipo di esigenze io abbia:

  • Non sa se ho famiglia, se ho figli o quanti figli ho!
  • Non sa se mi serve un’auto da città, facile da parcheggiare e maneggevole oppure se devo percorrere spesso dei sentieri sterrati;
  • Non sa se viaggio molto e, di conseguenza, se mi potrebbe interessare una vettura con un bagagliaio capiente oppure se prediligo altro genere di comfort;
  • Non sa se propormi una decappottabile a due posti oppure se suggerirmi un SUV;
  • Non sa se propormi un’auto più morbida e maneggevole, piuttosto che una scattante e più sportiva;

Insomma, a queste si potrebbero davvero aggiungere mille altre variabili in più, ma penso di aver già reso sufficientemente l’idea.

Il venditore della concessionaria, prima di proporci una soluzione su misura per noi, avrà piacere di conoscerci, avrà piacere di capire con chi ha a che fare, vorrà ascoltare le nostre esigenze, i nostri bisogni tangibili ed intangibili e i desideri latenti che, magari, abbiamo nel cuore.

Egli, prima di darci questo il suo preventivo, dovrà raccogliere tutta una serie di informazioni, per poter mettere insieme un quadro più completo e proporci delle soluzioni mirate, indicanti le vetture che, in relazione alle nostre esigenze, lui ci proporrebbe, con la relativa quantificazione degli optional, che ritiene potrebbero migliorarci la vita, in relazione alle esigenze che gli abbiamo comunicato.

In tutto questo scenario, un’altra cosa che al venditore servirà conoscere, per capire su quale proposte orientarsi e quali soluzioni inserire nel preventivo, sarà il potere d’acquisto del cliente, ovvero il budget (euro più euro meno) che il cliente desidera investire nel prodotto. Questo dato sarà, infatti, il punto di partenza che, coniugato con tutte le altre esigenze, esposte dal cliente, permetterà al venditore di orientarsi su una proposta piuttosto che su un altra. Ovvero, il venditore comprende che la soluzione migliore per il proprio cliente consiste in una monovolume da città, con presa usb e navigatore integrato.  Ma, a seconda del budget disponibile del cliente, gli consiglierà di orientarsi su un Brand piuttosto che su un altro, in modo tale da coniugare le esigenze di vita con i limiti di spesa.

Inoltre, un altro fattore di cruciale importanza da tenere bene a mente, riguarda il fatto che il venditore della concessionaria, giusto per riprendere il nostro esempio, dispone di un listino prezzi univoco, con l’elenco dettagliato di tutti i prodotti in vendita, accessori compresi, messo a disposizione dalle Case automobilistiche trattate, mentre, traslando la situazione al mondo del matrimonio, la Wedding Planner, nel momento in cui si approccia alla redazione di un preventivo per matrimonio, non può farlo da sola, investendo unicamente il proprio tempo ed il proprio lavoro, bensì deve richiedere la collaborazione di tutti gli altri fornitori che considera adatti al tipo di nozze in questione e che, quindi, prevede di opzionare per il matrimonio. E’ facile, quindi, intuire che, in questo caso, le responsabilità diventano molteplici in quanto la Wedding Planner non si limita alle proprie conoscenze bensì è obbligata a rivolgersi a terze persone, vari fornitori del wedding, richiedendo da loro tempo e lavoro, per poter redigere una proposta adeguata, per quanto pur approssimativa.

Purtroppo quando gli sposi iniziano a muovere i primi passi in questo meraviglioso mondo del wedding, vengono, sin da subito, avvolti da una nuvola di incertezze e di dubbi, complici anche l’agitazione emotiva e le cifre complessive, non proprio irrisorie, da investire nell’organizzazione di un giorno così speciale.

Complici anche il lavoro ed i tempi stretti, il più delle volte gli sposi non comprendono l’importanza dei primi incontri con il fornitore e, considerando la proposta di appuntamento come una perdita di tempo, nonché come una scocciatura (o, peggio, come un tentativo, messo in atto dal fornitore, per “braccare” la coppia di sposi), tendono a prediligere un fornitore che risponde, sin dalla prima mail, con proposte modello e tariffe standard, rispetto a quello che, invece, è pronto a dedicare – gratuitamente – del suo tempo prezioso alle coppie di sposi, per conoscere meglio chi ha davanti e comprendere, più approfonditamente, l’esigenze specifiche di quel preciso potenziale cliente.

Io personalmente (e ribadisco che faccio riferimento al mio metro personale, in quanto le metodologie di pagamento, in questo mestiere, variano moltissimo da agenzia ad agenzia) mi metto molto dalla parte degli sposi, che già devono affrontare una spesa sostanziosa per quanto riguarda l’organizzazione complessiva delle nozze e che desiderano pianificare, a monte, ogni singolo Euro che andranno a spendere.

Ahimè, conosco bene la sensazione di quanto possa far paura vedere cifre importanti fuoriuscire, leggiadre, dalle nostre carte di credito! Tanto più quando questo accade senza comprendere nemmeno bene dove stiano andando a finire….e ahimè conosco anche la sensazione che si prova quando, di punto in bianco, ci si rende conto di aver già speso molto più di quanto si era preventivato in origine, quando all’appello mancano ancora tante attività importanti da considerare in vista del tanto atteso Giorno del SìIl più delle volte è proprio questo il momento in cui gli sposi iniziano a bombardare i fornitori (magari anche più fornitori per categoria), con richieste mirate sui costi per un matrimonio, perdendo di vista l’obiettivo principale a cui si dovrebbe mirare quando si decide di organizzare un evento così importante come il matrimonio.

Non è questo il post in cui vi spiego che siete andati fuori budget proprio perchè avete voluto fare da soli e non avete compreso l’importanza di affidarvi ad un Wedding Planner qualificato, che organizza matrimoni tutti i giorni e che ha imparato a far fruttare al meglio tutti i tipi di budget! Su questo argomento, piuttosto, scriverò presto un altro articolo, anche perchè, sempre più spesso, parlando con le coppie di sposi, mi rendo conto di quanto questo concetto non sia ancora entrato, perfettamente, nella mentalità odierna. Anzi, avendo lavorato anche all’estero, mi rendo davvero conto di quanto tutto questo sia assurdo e di come questa diffidenza di fondo, che vige nei confronti dei Wedding Planner, esista solamente nel nostro Paese! Per carità, in questo senso noi fornitori dobbiamo farci un profondo “mea culpa”; se solo da noi c’è ancora questa diffidenza di fondo nei confronti degli operatori del settore del matrimonio (ed, in particolare modo nei confronti dei Wedding Planner), lo dobbiamo proprio alla poca regolamentazione di questo settore che, in passato, ha dato via libera a tanti impostori, che fanno leva sulle emozioni che contraddistinguono i momenti che precedono questo giorno così speciale, per vendere fumo o, peggio, per abbindolare gli sposi con sconti fittizi, per sfoderare, a conclusione della festa del matrimonio, un consuntivo del tutto improbabile, inatteso e largamente fuori misura. Per non parlare, poi, di chi proprio sparisce già dopo aver incassato il primo (e solitamente lauto) acconto!    

Purtroppo, sebbene questi individui siano soltanto sporadiche macchie nere, sono riusciti ad infangare una categoria che, oggi, sgomita per riconquistare la fiducia dei propri clienti.

Categoria che, oggi, sgomita con serietà, con professionalità, con qualità e valore e con tanto impegno.

Tornando, quindi, a noi e al tema di questo articolo, per quanto riguarda la redazione del preventivo di una Wedding Planner per un matrimonio, personalmente, io cerco, quanto più possibile, di venire in contro ai miei clienti, definendo differenti proposte a seconda della tipologia di lavoro che mi viene richiesto: a seconda che si tratti di un evento aziendale (come un meeting, una Convention o un’inaugurazione) di un evento privato (come, ad esempio, un compleanno) o di un matrimonio o, ancora, a seconda che i clienti desiderino rivolgersi a me per l’intera organizzazione dell’evento, piuttosto che preferiscano richiedere una consulenza parziale, limitata solo ad alcuni aspetti del matrimonio, cerco di aver già delle proposte mirate da suggerire alle coppie di sposi, in particolare modo per quanto riguarda la tariffa dell’agenzia. Tuttavia è impossibile preparare un preventivo per matrimonio, a monte di un eventuale rapporto continuativo con la coppia di sposi, completo e dettagliato: sarebbe un lavoro inutile, replicato in serie e calibrato su quanto svolto per precedenti clienti ed in corsa verrebbe in ogni caso stravolto perche non rappresenterebbe gli sposi in questione bensì chissà quale altra coppia. 

Oltretutto, c’è un’altra cosa da dire. Questa professione si basa ancora molto sulla fiducia e sulle sensazioni a pelle, sul feeling che ci può essere tra il professionista del wedding e la coppia di sposi.

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

 

Quando si sceglie di affidare l’organizzazione del matrimonio ad un Wedding Planner, prima di tutto si sceglie lui (lui o lei), la persona con cui si vorrà collaborare per i successivi dodici e più mesi, la persona con cui ci si aprirà il cuore, con cui si scambieranno quelle intime confidenze che, prima di affrontare un passo così importante, ogni donna ha nel cuore. Prima di tutto si sceglie la confidente-amica, la persona del cui neutro giudizio ci si fida. La persona che conosce perfettamente tutte le dinamiche del settore del matrimonio ma che fa tifo per noi e che – come noi – ha interesse che il nostro matrimonio sia meraviglioso! Come prima cosa si sceglie, quindi, la persona nelle cui mani ci si sente di affidare un momento così significativo; una persona che non si seccherà quando riceverà la tua telefonata, anche se non in orari proprio consoni o in un giorno di festa; quella persona che saprà sollevarti dagli oneri che tutto questo percorso richiede, aiutandoti a goderti questo periodo così emozionante, sollevandoti dagli impicci e lasciando a te solo gli aspetti più romantici che si accompagnano a questa meravigliosa avventura.

Insomma, sposini miei! Lo capite che non è certo solo un numero che vi serve? Non è la cifra che la Wedding Planner può indicarvi via mail che farà la differenza per il vostro matrimonio, ma è ben altro! E così come è ben altro ciò che serve a voi, è anche ben altro ciò che serve a noi, Wedding Planners, per potervi redigere un preventivo per le nozze!

Abbiamo bisogno di conoscervi. Anche noi abbiamo bisogno di sentire quella sensazione di pancia per cui in un secondo capisci che a quel matrimonio ti commuoverai e piangerai come una bambina, aggiustando il velo della sposa, prima che inizi, solenne, a percorrere la navata.

Abbiamo bisogno di conoscere i vostri gusti, i vostri desideri; abbiamo bisogno di conoscere i vostri hobby, i vostri generi musicali preferiti, il vostro colore preferito! Vogliamo sapere se amate gli animali, chi sono i vostri migliori amici, come siete soliti a trascorrere il tempo libero…. Insomma, sono davvero tante le cose che vogliamo sapere su di voi per potervi rispettare e servire. Ecco, rispetto. Mi soffermo un attimo su questo termine perchè, a mio avviso, è la chiave di tutto: il rispetto.

L’organizzazione di un matrimonio è una macchina molto complessa. Basti pensare alla scelta della location. Ci sono gli sposini che scelgono la location del cuore al primo sguardo, innamorandosene a prima vista; quelli che, invece, devono visitarne diverse per trovare quella giusta; poi ci sono gli eterni indecisi che, una volta viste tutte le strutture, desiderano ricontrollarle tutte, una ad una, per poi rimanere ancora in dubbio….Vi rendente conto di quanto la nostra attività ed il nostro lavoro può cambiare a seconda del tipo di sposi che abbiamo davanti? Voi sposini siete tutti diversi e tutti unici! Così come lo sarà il vostro matrimonio. Non vi potranno mai essere due matrimoni uguali! Ogni matrimonio è a sé, unico e bellissimo, nella sua sfarzosità o nella sua pulizia.

Miei cari sposini, capite, quindi, che rispondervi seccamente, con una proposta diplomatica pre-impostata ed una tariffa standard, giusto per convincervi di una finta trasparenza, non può definirsi rispetto?! Vi sembra rispetto essere trattati con criteri standard, come dieci, venti o cento altre coppie di sposi prima di voi? No. Io non direi.

Io non è così che lavoro e come me altrettanti miei colleghi. Voi siete unici e dovete volere essere unici ed essere trattati come tali!

Non chiedete un freddo preventivo per matrimonio, né alla Wedding Planner, né al fotografo matrimonialista, né al floral designer che curerà gli allestimenti del vostro matrimonio o a chi altro! Sposini, il calore umano significa molto di più di un singolo numero. Scegliete il professionista prima. Individuatelo. Cercate una persona con cui vi sentite in sintonia. Spiegategli le vostre esigenze e vi verrà incontro. Non esitate, non abbiate timore di chiedere ciò che desiderate davvero e, vi prego, sognate! Perchè è proprio questo il momento di farlo! 

Insieme, poi, quando ci saremo conosciuti, quando avremo fatto un percorso insieme, quando io, Wedding Planner, avrò capito come ragionate e cosa desiderate entrambi, quello sarà il momento per riuscire a redarre il preventivo per matrimonio, il vostro preventivo per matrimonio: una proposta mirata e cucita sulla base delle vostre esigenze. Solo adesso, che conosco qualcosa in più su di voi, sono realmente in grado di formulare un qualcosa di sensato, che onori la mia professionalità, il mio valore e che rispetti voi: adesso so se amate il pianoforte o se preferite una sinfonia di archi e fiati, so se volete scatenarvi dopo il taglio della torta o se preferite una elegante compostezza, so se preferite la farcitura alla crema, al pistacchio o se ci sarà un tripudio di cioccolato fondente! So se ci sarà un adorabile Garçon d`honneur a portare le vostre fedi all’altare o se sarà una piccola principessa in miniatura o ancora il vostro più fedele amico a quattro zampe, dopo aver sostenuto breve corso di addestramento. So se la sposa preferisce il pizzo o il taffetà e so che tipo di abito va ricercando. Conosco il budget che avete a disposizione e mi sono fatta una chiara idea dei migliori fornitori che potrei consigliarvi per l’organizzazione di un giorno così importante ed unico come il giorno del matrimonio.

Nel nostro preventivo per matrimonio (e sottolineo nostro, non mio: perchè il preventivo per matrimonio lo prepariamo insieme! Sarò io fisicamente a scriverlo ad elaborarlo, ma sarà cucito sulla base dei vostri sogni e dei vostri desideri) e nel nostro preventivo per matrimonio potremo inserire le location che abbiamo visto, il tipo di menu che sognate per il vostro Big Day, la tipologia di abito da sposa che avete sempre sognato… potremo inserire la grafica degli inviti, il tipo di musica da matrimonio che meglio si intona con lo stile delle nozze e molto altro ancora…insomma, potremo pianificare su carta le vostre nozze in vista di confermare il nostro Sì anche ai fornitori che abbiamo coinvolto in questa nostra prima cernita e che hanno già lavorato per noi, dedicandoci il loro tempo e le loro proposte.

Ecco sposini cari, io spero di essere riuscita fare un po’ di chiarezza sul tipo di approccio da tenere (e da non tenere) quando ci si approccia ad un’agenzia di eventi! Ma se aveste altri dubbi, scrivete i vostri commenti qui di seguito e sarò lieta di conoscere a fondo tutti i vostri pensieri!

Nel mentre, vi invito a leggere anche questo altro veloce post sul Perchè è utile rivolgersi ad una Wedding Planner per l’organizzazione del proprio matrimonio.

 

 

 

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