Carissimi sposini, questo post è per voi! Per voi che avete da poco deciso di sposarvi e siete in procinto di organizzare le vostre nozze un articolo su cosa vuol dire richiedere un preventivo per matrimonio alla Wedding Planner.

Oggi ho deciso di scrivere questo post per fare un po’ di chiarezza sulle dinamiche che avvolgono questo misterioso mondo del Wedding! In particolare modo vi parlerò del preventivo per matrimonio della Wedding Planner con alcune considerazioni utili. 

In questi anni di attività, vi assicuro che ne ho viste delle belle e ciò che più di tutto mi ha sempre fatto sorridere sono le richieste di informazioni che si ricevono, giorno per giorno, in cui, spesso e volentieri, sposini spaesati ti scrivono mail – palesemente inviate, in copia, anche a molteplici altri operatori del settore del wedding – che suonano, più o meno, così:

“Buongiorno. Vorrei un preventivo per il mio matrimonio. Grazie”.

Proprio i giorni scorsi (e da qui l’idea del post), durante un’interessante dibattito, insieme ad alcuni miei colleghi, ci siamo fermati a riflettere sulla natura di questo tipo di richieste. Effettivamente, ciò di cui mi sono resa conto, è che noi, operatori del settore del wedding, conosciamo così profondamente tutte le dinamiche, alla base di questo mondo, che ruota attorno al matrimonio, che ci risentiamo addirittura nel ricevere delle richieste così ampiamente fuori luogo (secondo i nostri canoni) e tendiamo, talvolta, anche a stizzirci, quando, invece, richieste di questo tipo dovrebbero essere, piuttosto, interpretate come delle vere e proprie richieste d’aiuto, da parte di sposi, che poco conoscono il settore del matrimonio in tutta la sua complessità!

In questo senso, anziché urtarci o innervosirci nel ricevere delle richieste di preventivo per matrimonio, in cui sembra prevalere l’interesse del prezzo, rispetto al reale valore della persona o del servizio, dovremmo dedicare più tempo ad informare il nostro pubblico (quindi le coppie di sposi e tutte le altre persone coinvolte nel matrimonio) per fagli comprendere quanto il prezzo del servizio – per quanto di cruciale importanza – sia un elemento quasi secondario rispetto ad altre dinamiche, che devono necessariamente anticiparlo e precederlo (o, meglio, se non secondario, in ogni caso subalterno): in altre parole, il prezzo del servizio di un Wedding Planner (se si vuole offrire un servizio serio, professionale e di valore) può solo essere una conseguenza di tutta una serie di altri step, che si sono fatti insieme alla coppia di sposi, finalizzati proprio al raggiungimento del momento propizio, in cui ci si può fermare e redigere una proposta di preventivo Wedding Planner, dettagliata e personalizzata, cucita sulle vostre esigenze e sui vostri desideri. 

Per una Wedding Planner, in particolare modo, raggiungere il momento in cui si è in grado di redigere un valido preventivo per matrimonio, serio e di valore, coincide con l’aver svolto già un buon 50% del lavoro complessivo, che si deve svolgere per l’organizzazione di un matrimonio!

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

 

Potete, quindi, iniziare a comprendere, quanto redigere un preventivo per matrimonio per una Wedding Planner sia cosa molto più delicata, complessa e articolata rispetto alla redazione di un preventivo da parte di un altro tipo di professionista che, magari, dispone di tariffari ben precisi e prodotti altrettanto determinabili,  in cui gli sarà sufficiente mettere insieme le voci per redigere un documento parlante. 

Chiedere un preventivo per matrimonio come inizio di rapporto e soprattutto attendere la risposta, per misurare la professionalità del professionista, in base alla completezza della risposta fornita ed in base al prezzo proposto, è l’approccio più sbagliato che potreste avere!

Ora vi spiego perchè ma prima facciamo un esempio lampante per capire meglio il concetto che intendo trasmettervi.

Se io vi chiedessi, quanto costa un’automobile?

Molto probabilmente voi tutti mi rispondereste che è assurdo porre una domanda così!

Esistono automobili di diversa gamma e cilindrata, di Case differenti, di potenze diverse…Esistono, poi, gli optional, che sono un altro elemento che fa variare il prezzo e che dipendono dalle richieste specifiche del cliente. Esistono anche delle verniciature particolari, in base a cui può variare il costo dell’auto finita. Di conseguenza esistono vetture che partono dai 10.000,00€ o meno, fino a modelli di lusso ed auto sportive che possono raggiungere cifre da capogiro, doppiando e triplicando i centomila euro!   

Risulta, quindi, facile intuire che se io, cliente, contatto una concessionaria multi-brand, mai vista prima, chiedendo semplicemente di fornirmi “il preventivo per un auto” il venditore si troverà in grossissima difficoltà senza prima sapere che tipo di esigenze io abbia:

  • Non sa se ho famiglia, se ho figli o quanti figli ho!
  • Non sa se mi serve un’auto da città, facile da parcheggiare e maneggevole oppure se devo percorrere spesso dei sentieri sterrati;
  • Non sa se viaggio molto e, di conseguenza, se mi potrebbe interessare una vettura con un bagagliaio capiente oppure se prediligo altro genere di comfort;
  • Non sa se propormi una decappottabile a due posti oppure se suggerirmi un SUV;
  • Non sa se propormi un’auto più morbida e maneggevole, piuttosto che una scattante e più sportiva;

Insomma, a queste si potrebbero davvero aggiungere mille altre variabili in più, ma penso di aver già reso sufficientemente l’idea.

Il venditore della concessionaria, prima di proporci una soluzione su misura per noi, avrà piacere di conoscerci, avrà piacere di capire con chi ha a che fare, vorrà ascoltare le nostre esigenze, i nostri bisogni tangibili ed intangibili e i desideri latenti che, magari, abbiamo nel cuore.

Egli, prima di darci questo il suo preventivo, dovrà raccogliere tutta una serie di informazioni, per poter mettere insieme un quadro più completo e proporci delle soluzioni mirate, indicanti le vetture che, in relazione alle nostre esigenze, lui ci proporrebbe, con la relativa quantificazione degli optional, che ritiene potrebbero migliorarci la vita, in relazione alle esigenze che gli abbiamo comunicato.

In tutto questo scenario, un’altra cosa che al venditore servirà conoscere, per capire su quale proposte orientarsi e quali soluzioni inserire nel preventivo, sarà il potere d’acquisto del cliente, ovvero il budget (euro più euro meno) che il cliente desidera investire nel prodotto. Questo dato sarà, infatti, il punto di partenza che, coniugato con tutte le altre esigenze, esposte dal cliente, permetterà al venditore di orientarsi su una proposta piuttosto che su un altra. Ovvero, il venditore comprende che la soluzione migliore per il proprio cliente consiste in una monovolume da città, con presa usb e navigatore integrato.  Ma, a seconda del budget disponibile del cliente, gli consiglierà di orientarsi su un Brand piuttosto che su un altro, in modo tale da coniugare le esigenze di vita con i limiti di spesa.

Inoltre, un altro fattore di cruciale importanza da tenere bene a mente, riguarda il fatto che il venditore della concessionaria, giusto per riprendere il nostro esempio, dispone di un listino prezzi univoco, con l’elenco dettagliato di tutti i prodotti in vendita, accessori compresi, messo a disposizione dalle Case automobilistiche trattate, mentre, traslando la situazione al mondo del matrimonio, la Wedding Planner, nel momento in cui si approccia alla redazione di un preventivo per matrimonio, non può farlo da sola, investendo unicamente il proprio tempo ed il proprio lavoro, bensì deve richiedere la collaborazione di tutti gli altri fornitori che considera adatti al tipo di nozze in questione e che, quindi, prevede di opzionare per il matrimonio. E’ facile, quindi, intuire che, in questo caso, le responsabilità diventano molteplici in quanto la Wedding Planner non si limita alle proprie conoscenze bensì è obbligata a rivolgersi a terze persone, vari fornitori del wedding, richiedendo da loro tempo e lavoro, per poter redigere una proposta adeguata, per quanto pur approssimativa.

Purtroppo quando gli sposi iniziano a muovere i primi passi in questo meraviglioso mondo del wedding, vengono, sin da subito, avvolti da una nuvola di incertezze e di dubbi, complici anche l’agitazione emotiva e le cifre complessive, non proprio irrisorie, da investire nell’organizzazione di un giorno così speciale.

Complici anche il lavoro ed i tempi stretti, il più delle volte gli sposi non comprendono l’importanza dei primi incontri con il fornitore e, considerando la proposta di appuntamento come una perdita di tempo, nonché come una scocciatura (o, peggio, come un tentativo, messo in atto dal fornitore, per “braccare” la coppia di sposi), tendono a prediligere un fornitore che risponde, sin dalla prima mail, con proposte modello e tariffe standard, rispetto a quello che, invece, è pronto a dedicare – gratuitamente – del suo tempo prezioso alle coppie di sposi, per conoscere meglio chi ha davanti e comprendere, più approfonditamente, l’esigenze specifiche di quel preciso potenziale cliente.

Io personalmente (e ribadisco che faccio riferimento al mio metro personale, in quanto le metodologie di pagamento, in questo mestiere, variano moltissimo da agenzia ad agenzia) mi metto molto dalla parte degli sposi, che già devono affrontare una spesa sostanziosa per quanto riguarda l’organizzazione complessiva delle nozze e che desiderano pianificare, a monte, ogni singolo Euro che andranno a spendere.

Ahimè, conosco bene la sensazione di quanto possa far paura vedere cifre importanti fuoriuscire, leggiadre, dalle nostre carte di credito! Tanto più quando questo accade senza comprendere nemmeno bene dove stiano andando a finire….e ahimè conosco anche la sensazione che si prova quando, di punto in bianco, ci si rende conto di aver già speso molto più di quanto si era preventivato in origine, quando all’appello mancano ancora tante attività importanti da considerare in vista del tanto atteso Giorno del SìIl più delle volte è proprio questo il momento in cui gli sposi iniziano a bombardare i fornitori (magari anche più fornitori per categoria), con richieste mirate sui costi per un matrimonio, perdendo di vista l’obiettivo principale a cui si dovrebbe mirare quando si decide di organizzare un evento così importante come il matrimonio.

Non è questo il post in cui vi spiego che siete andati fuori budget proprio perchè avete voluto fare da soli e non avete compreso l’importanza di affidarvi ad un Wedding Planner qualificato, che organizza matrimoni tutti i giorni e che ha imparato a far fruttare al meglio tutti i tipi di budget! Su questo argomento, piuttosto, scriverò presto un altro articolo, anche perchè, sempre più spesso, parlando con le coppie di sposi, mi rendo conto di quanto questo concetto non sia ancora entrato, perfettamente, nella mentalità odierna. Anzi, avendo lavorato anche all’estero, mi rendo davvero conto di quanto tutto questo sia assurdo e di come questa diffidenza di fondo, che vige nei confronti dei Wedding Planner, esista solamente nel nostro Paese! Per carità, in questo senso noi fornitori dobbiamo farci un profondo “mea culpa”; se solo da noi c’è ancora questa diffidenza di fondo nei confronti degli operatori del settore del matrimonio (ed, in particolare modo nei confronti dei Wedding Planner), lo dobbiamo proprio alla poca regolamentazione di questo settore che, in passato, ha dato via libera a tanti impostori, che fanno leva sulle emozioni che contraddistinguono i momenti che precedono questo giorno così speciale, per vendere fumo o, peggio, per abbindolare gli sposi con sconti fittizi, per sfoderare, a conclusione della festa del matrimonio, un consuntivo del tutto improbabile, inatteso e largamente fuori misura. Per non parlare, poi, di chi proprio sparisce già dopo aver incassato il primo (e solitamente lauto) acconto!    

Purtroppo, sebbene questi individui siano soltanto sporadiche macchie nere, sono riusciti ad infangare una categoria che, oggi, sgomita per riconquistare la fiducia dei propri clienti.

Categoria che, oggi, sgomita con serietà, con professionalità, con qualità e valore e con tanto impegno.

Tornando, quindi, a noi e al tema di questo articolo, per quanto riguarda la redazione del preventivo di una Wedding Planner per un matrimonio, personalmente, io cerco, quanto più possibile, di venire in contro ai miei clienti, definendo differenti proposte a seconda della tipologia di lavoro che mi viene richiesto: a seconda che si tratti di un evento aziendale (come un meeting, una Convention o un’inaugurazione) di un evento privato (come, ad esempio, un compleanno) o di un matrimonio o, ancora, a seconda che i clienti desiderino rivolgersi a me per l’intera organizzazione dell’evento, piuttosto che preferiscano richiedere una consulenza parziale, limitata solo ad alcuni aspetti del matrimonio, cerco di aver già delle proposte mirate da suggerire alle coppie di sposi, in particolare modo per quanto riguarda la tariffa dell’agenzia. Tuttavia è impossibile preparare un preventivo per matrimonio, a monte di un eventuale rapporto continuativo con la coppia di sposi, completo e dettagliato: sarebbe un lavoro inutile, replicato in serie e calibrato su quanto svolto per precedenti clienti ed in corsa verrebbe in ogni caso stravolto perche non rappresenterebbe gli sposi in questione bensì chissà quale altra coppia. 

Oltretutto, c’è un’altra cosa da dire. Questa professione si basa ancora molto sulla fiducia e sulle sensazioni a pelle, sul feeling che ci può essere tra il professionista del wedding e la coppia di sposi.

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

il preventivo per matrimonio della Wedding Planner

 

Quando si sceglie di affidare l’organizzazione del matrimonio ad un Wedding Planner, prima di tutto si sceglie lui (lui o lei), la persona con cui si vorrà collaborare per i successivi dodici e più mesi, la persona con cui ci si aprirà il cuore, con cui si scambieranno quelle intime confidenze che, prima di affrontare un passo così importante, ogni donna ha nel cuore. Prima di tutto si sceglie la confidente-amica, la persona del cui neutro giudizio ci si fida. La persona che conosce perfettamente tutte le dinamiche del settore del matrimonio ma che fa tifo per noi e che – come noi – ha interesse che il nostro matrimonio sia meraviglioso! Come prima cosa si sceglie, quindi, la persona nelle cui mani ci si sente di affidare un momento così significativo; una persona che non si seccherà quando riceverà la tua telefonata, anche se non in orari proprio consoni o in un giorno di festa; quella persona che saprà sollevarti dagli oneri che tutto questo percorso richiede, aiutandoti a goderti questo periodo così emozionante, sollevandoti dagli impicci e lasciando a te solo gli aspetti più romantici che si accompagnano a questa meravigliosa avventura.

Insomma, sposini miei! Lo capite che non è certo solo un numero che vi serve? Non è la cifra che la Wedding Planner può indicarvi via mail che farà la differenza per il vostro matrimonio, ma è ben altro! E così come è ben altro ciò che serve a voi, è anche ben altro ciò che serve a noi, Wedding Planners, per potervi redigere un preventivo per le nozze!

Abbiamo bisogno di conoscervi. Anche noi abbiamo bisogno di sentire quella sensazione di pancia per cui in un secondo capisci che a quel matrimonio ti commuoverai e piangerai come una bambina, aggiustando il velo della sposa, prima che inizi, solenne, a percorrere la navata.

Abbiamo bisogno di conoscere i vostri gusti, i vostri desideri; abbiamo bisogno di conoscere i vostri hobby, i vostri generi musicali preferiti, il vostro colore preferito! Vogliamo sapere se amate gli animali, chi sono i vostri migliori amici, come siete soliti a trascorrere il tempo libero…. Insomma, sono davvero tante le cose che vogliamo sapere su di voi per potervi rispettare e servire. Ecco, rispetto. Mi soffermo un attimo su questo termine perchè, a mio avviso, è la chiave di tutto: il rispetto.

L’organizzazione di un matrimonio è una macchina molto complessa. Basti pensare alla scelta della location. Ci sono gli sposini che scelgono la location del cuore al primo sguardo, innamorandosene a prima vista; quelli che, invece, devono visitarne diverse per trovare quella giusta; poi ci sono gli eterni indecisi che, una volta viste tutte le strutture, desiderano ricontrollarle tutte, una ad una, per poi rimanere ancora in dubbio….Vi rendente conto di quanto la nostra attività ed il nostro lavoro può cambiare a seconda del tipo di sposi che abbiamo davanti? Voi sposini siete tutti diversi e tutti unici! Così come lo sarà il vostro matrimonio. Non vi potranno mai essere due matrimoni uguali! Ogni matrimonio è a sé, unico e bellissimo, nella sua sfarzosità o nella sua pulizia.

Miei cari sposini, capite, quindi, che rispondervi seccamente, con una proposta diplomatica pre-impostata ed una tariffa standard, giusto per convincervi di una finta trasparenza, non può definirsi rispetto?! Vi sembra rispetto essere trattati con criteri standard, come dieci, venti o cento altre coppie di sposi prima di voi? No. Io non direi.

Io non è così che lavoro e come me altrettanti miei colleghi. Voi siete unici e dovete volere essere unici ed essere trattati come tali!

Non chiedete un freddo preventivo per matrimonio, né alla Wedding Planner, né al fotografo matrimonialista, né al floral designer che curerà gli allestimenti del vostro matrimonio o a chi altro! Sposini, il calore umano significa molto di più di un singolo numero. Scegliete il professionista prima. Individuatelo. Cercate una persona con cui vi sentite in sintonia. Spiegategli le vostre esigenze e vi verrà incontro. Non esitate, non abbiate timore di chiedere ciò che desiderate davvero e, vi prego, sognate! Perchè è proprio questo il momento di farlo! 

Insieme, poi, quando ci saremo conosciuti, quando avremo fatto un percorso insieme, quando io, Wedding Planner, avrò capito come ragionate e cosa desiderate entrambi, quello sarà il momento per riuscire a redarre il preventivo per matrimonio, il vostro preventivo per matrimonio: una proposta mirata e cucita sulla base delle vostre esigenze. Solo adesso, che conosco qualcosa in più su di voi, sono realmente in grado di formulare un qualcosa di sensato, che onori la mia professionalità, il mio valore e che rispetti voi: adesso so se amate il pianoforte o se preferite una sinfonia di archi e fiati, so se volete scatenarvi dopo il taglio della torta o se preferite una elegante compostezza, so se preferite la farcitura alla crema, al pistacchio o se ci sarà un tripudio di cioccolato fondente! So se ci sarà un adorabile Garçon d`honneur a portare le vostre fedi all’altare o se sarà una piccola principessa in miniatura o ancora il vostro più fedele amico a quattro zampe, dopo aver sostenuto breve corso di addestramento. So se la sposa preferisce il pizzo o il taffetà e so che tipo di abito va ricercando. Conosco il budget che avete a disposizione e mi sono fatta una chiara idea dei migliori fornitori che potrei consigliarvi per l’organizzazione di un giorno così importante ed unico come il giorno del matrimonio.

Nel nostro preventivo per matrimonio (e sottolineo nostro, non mio: perchè il preventivo per matrimonio lo prepariamo insieme! Sarò io fisicamente a scriverlo ad elaborarlo, ma sarà cucito sulla base dei vostri sogni e dei vostri desideri) e nel nostro preventivo per matrimonio potremo inserire le location che abbiamo visto, il tipo di menu che sognate per il vostro Big Day, la tipologia di abito da sposa che avete sempre sognato… potremo inserire la grafica degli inviti, il tipo di musica da matrimonio che meglio si intona con lo stile delle nozze e molto altro ancora…insomma, potremo pianificare su carta le vostre nozze in vista di confermare il nostro Sì anche ai fornitori che abbiamo coinvolto in questa nostra prima cernita e che hanno già lavorato per noi, dedicandoci il loro tempo e le loro proposte.

Ecco sposini cari, io spero di essere riuscita fare un po’ di chiarezza sul tipo di approccio da tenere (e da non tenere) quando ci si approccia ad un’agenzia di eventi! Ma se aveste altri dubbi, scrivete i vostri commenti qui di seguito e sarò lieta di conoscere a fondo tutti i vostri pensieri!

Nel mentre, vi invito a leggere anche questo altro veloce post sul Perchè è utile rivolgersi ad una Wedding Planner per l’organizzazione del proprio matrimonio.

 

 

 

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